تجزیه و تحلیل شغل و ارائه کارنامه تحلیلی

در هر سازمان فعالیت‌هایی وجود دارد که بایستی برای سهولت پیشبرد، آن‌ها به اداره‌ها و واحدها و پست‌ها و وظایف کوچک تقسیم شوند تا کارایی سازمان افزایش یافته و امر کنترل به راحتی صورت گیرد. کوچک‌ترین واحد کار که وظایف مشابه در آن جمع می‌شود، شغل است.

در روانشناسی صنعتی و سازمانی، تجزیه و تحلیل شغل به دنبال تعیین وظایف و خصوصیات انسانی مورد نیاز برای انجام آن مشاغل در یک سازمان است. تجزیه و تحلیل شغل را می‌توان هر نوع فعالیت یا فرایند جمع‌آوری، تنظیم و ارزیابی اطلاعات مربوط به کار و سازمان دانست.

تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی است که از طریق آن، شغل مورد نظر به تفصیل و با توجه به جزئیات بررسی و مطالعه شده و وظایف و الزامات، انتظارات و مسئولیت‌ها، و همچنین ویژگی‌های مورد انتظار از شاغل آن کشف می‌شود. شرح شغل پایه و هسته مرکزی فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است. به همین دلیل تهیه شرح شغل‌ها و شرایط احراز به عنوان یکی از مهمترین ورودی‌های ماژول­ های مختلف منابع انسانی از قبیل جذب و استخدام، جبران خدمت و مزایا، آموزش و مدیریت عملکرد و … می‌باشد.

رانیک و لوین (۲۰۰۲) تجزیه و تحلیل شغل را به عنوان فرایندی نظام مند که به واسطه آن ماهیت شغل مشخص می شود، تعریف کرده اند یکی از اقدامات اصلی منابع انسانی، تحلیل وظایفی است که برای تولید محصولات (کالاها و خدمات) لازم است. وظایفی که مرتبط به هم هستند، به یک شغل تبدیل می شود؛ یعنی شغل مجموعه ای از وظایف مرتبط به هم است.

یکی از الگوهای تحلیل جریان کار، الگوی سیستمی (داده، فرایند، ستاده) است. جریان کار به ساختار سازمانی مرتبط است. در داخل سازمان واحدها و افراد باید برای نیل به اهداف و تولید خروجی با هم همکاری کنند.

ساختار سازمانی باید تلاشهای همه افراد و واحدها را برای تولید خروجی های مطلوب به طور کارا هدایت کند؛ از اینرو مشاغل مشابه باید به صورت یک واحد سازمانی در آیند. طراحی ساختار سازمانی ممکن است بر اساس وظیفه، محصول یا مشتری باشد. 

مسأله بسیار مهم در طراحی جریان کار این است که ساختار سازمانی به عنوان یک تصویر کلی در ذهن طراح باشد و تعامل بین راهبرد، ساختار و جریان شود. این راهبرد، ساختار و جریان کار رعایت تجزیه و تحلیل شغل در واقع زیربنای سایر اقدامات منابع انسانی است. بازطراحی برنامه ریزی منابع انسانی، کارمندیابی، انتخاب، آموزش، ارزیابی عملکرد، جامعه پذیری، برنامه ریزی مسیر حرفه ای و توسعه شغلی و ارزشیابی مشاغل بر اساس تحلیل شغل انجام می شوند.

تجزیه و تحلیل شغل فرایندی نظام یافته برای کسب اطلاعات دقیق شغلی جهت تصمیم گیری بهتر مدیریت است. هر عنصری از این تعریف، حائز اهمیت است؛ فرایند نظام مند بدین معناست که تحلیل شغل به نحو دقیقی برای تحقق اهداف خاصی برنامه ریزی شده است. فرایند نظام مند به نحوی پیاده می شود که همکاری کارکنان را تضمین کند و روشهایی از تجزیه و تحلیل شغل به کار گرفته می شود که در حوزه مدیریت منابع انسانی مورد پذیرش قرار گرفته باشند. واژه “دقیق” نشان دهنده آن است که کسب اطلاعات، با دقت صورت پذیرفته است. گاهی اوقات زمانی که تجزیه و تحلیل شغل به روش مناسبی انجام نشود، منجر به اطلاعات غیر دقیق و ناقص خواهد شد.

واژه “دقیق همچنین بدین معناست که اطلاعات کسب شده هدفی را که تجزیه و تحلیل شغل به دنبال آن است، برآورده سازد. در نهایت اینکه تجزیه و تحلیل شغل اطلاعات بسیار مهمی در اختیار قرار می دهد که می تواند در تصمیم گیری به مدیران کمک کند. هدف از تجزیه و تحلیل شغل، استخراج اطلاعات مرتبط با انواع گوناگون مشاغل است. برای تجزیه تحلیل شغل دو مرحله باید طی شوند:

۱) شواهد مرتبط با ماهیت شغل جمع آوری و ثبت شوند؛

 ۲) اطلاعات ثبت شده، غربال و مطالب مرتبط انتخاب گردند.